آموزش Trello

ترلو ابزار کار گروهی است. ابزاری که می توان با آن انجام کارها توسط یک تیم را مدیریت کرد؛ یا به عبارت بهتر می توان دریافت که هر یک از افراد چه مسئولیت هایی دارند، هر کاری توسط چه کسی انجام شده و هر فردی چند درصد در کارش پیشرفت کرده است.

مزایای Trello:
ترلو، ابزاری ساده است که اکثر امکانات و قابلیت های آن رایگان است. این ابزار همانند کاغذ های یادداشتی است که دیجیتالی شده اند. تعداد کسانی که می توانید در بورد های خود اضافه کنید، نامحدود است و به راحتی امکان به اشتراک گذاشتن کارها و تبادل نظر در آن وجود دارد. همچنین می توانید برای کارهای خود را اولویت بندی کنید و یا حتی مهلت زمانی برای انجام آن ها تعیین نمایید.
برای کار با این ابزار، ابتدا باید یک اکانت داشته باشید.

عضویت در Trello:
برای عضویت و ساخت اکانت، ابتدا به سایت ترلو به آدرس www.trello.com بروید و سپس روی دکمه Sign Up کلیک کنید.
آموزش Trello

سپس به باکس ذیل رفته و پس از تکمیل فیلد های آن، روی دکمه Create New Account کلیک کنید.
آموزش Trello

پس از ایجاد اکانت و ورود به صفحه کاربری خود، در بالای صفحه پیامی مبنی بر نیاز به تایید آدرس ایمیل مشاهده می کنید.
آموزش Trello

بر روی لینک Check your inbox کلیک کنید تا وارد اکانت ایمیل خود برای تایید شود. پس از ورود به ایمیل، روی دکمه Verify Address کلیک کنید.
آموزش Trello

اگر ایمیلی ارسال نشده بود، بر روی لینک Resrnd email کلیک نمایید.
حال در صفحه خود موارد ذیل را مشاهده می کنید.
آموزش Trello

این بخش ها برای مدیریت کار ها و پروژه ها طراحی شده اند. شما می توانید یک یا چندین بورد برای کار های مختلف داشته باشید و یا برای هر بخش یک تیم مجزا و برای هر تیم یک بورد مخصوص ایجاد نمایید.
اما بورد چیست؟ برای شناخت بهتر محیط Trello بهتر است یک تعریف از واژه های به کار رفته در این ابزار داشته باشیم.
Board:
همان طور که از معنی آن مشخص است، مانند تخته وایت برد شماست که نشان دهنده هدف کلی است. به عنوان مثال شما می توانید برای هر پروژه یک بورد با نام آن پروژه ایجاد کنید.
List:
درون هر بورد، لیست ها قرار دارند. این لیست ها همان ستون های بورد هستند که برای طبقه بندی وظایف استفاده می شوند.
Card:
درون هر لیست، کارت ها قرار گرفته اند. این کارت ها در واقع همان وظایفی هستند که به اعضا اختصاص می دهید.

حال به ادامه روال راه اندازی ترلو بر می گردیم.

 

ایجاد و مدیریت Team:
برای ساخت تیم، همان طور که در تصویر قبل مشاهده کردید، دو راه وجود دارد. از آیکن (+) در نوار بالای صفحه و یا کلیک روی گزینه Create a new team… در صفحه اصلی.
به این نکته توجه داشته باشید که ساخت تیم اجباری نیست.
پس از کلیک روی لینک ساخت تیم، در پنجره باز شده نام تیم و توضیحات تیم را وارد کرده و دکمه Create را بزنید.
آموزش Trello

اکنون تیم شما ایجاد شده و وارد صفحه مدیریت تیم می شوید. برای برگشت به صفحه اصلی نیز کافی است بر روی آیکن Trello در وسط نوار آب رنگ بالای صفحه کلیک کنید.
با کلیک روی گزینه Edit Team Profile می توانید مشخصات تیمی را که ایجاد کرده اید را تغییر دهید.

آموزش Trello
 

حال هر یک از تب های موجود در این صفحه را به اختصار توضیح می دهیم.
اولین تب، تب Boards است که در ادامه آموزش با ایجاد و مدیریت آن آشنا خواهید شد.
در تب Members می توانید اعضای تیم خود را با کلیک روی گزینه Add by Name or Email تعیین کنید.
آموزش Trello

 

دقت کنید که اعضا نیز باید در ترلو عضو شده باشند. حذف و یا تعیین نوع دسترسی عضو نیز از طریق گزینه هایی که در مقابل نام هر عضو قرار دارد، قابل انجام است.
آموزش Trello

در تب Settings، در بخش Team Visibility می توانید وضعیت دیدن تیم را تنظیم کنید.
در حالت private فقط اعضای تیم می توانند آن را مشاهده کنند اما در حالت public، تیم شما برای همه کاربران اینترنت قابل رویت می باشد.
آموزش Trello

برای انجام تنظیمات پیشرفته تر، نیاز به ارتقا تیم به سطح Business Class می باشد. این ارتقا رایگان نیست.
برای حذف تیم نیز کافی است روی لینک Delete this team کلیک کنید.
آموزش Trello

 

ایجاد و مدیریت Board :
حال نوبت ساخت بورد است. برای این کار سه وش وجود دارد. از آیکن (+) در نوار بالای صفحه و یا کلیک روی گزینه Create a new board… در صفحه اصلی و یا تب Bords در صفحه مدیریت تیمتان.
آموزش Trello

در پنجره باز شده برای ایجاد بورد، یک نام برای آن تعیین کنید. در قسمت Team، مشخص کنید که این بورد درون تیم خاصی باشد یا خیر. همچنین با کلیک روی لینک Change وضعیت بورد را تغییر دهید.
– در حالت Private، فقط افرادی که عضو این بورد می کنید، میتوانند ان را ببینند.
– در خالت Team، برای اعضای تیمی که بورد را در آن ایجاد کرده اید، قابل رویت است.
– در حالت Public، یرای همه کاربران اینترنت قابل رویت می باشد.
به محض کلیک روی دکمه Create، به صورت خودکار وارد بورد ایجاد شده می شوید.
آموزش Trello

در بالای صفحه، در سمت چپ آن، مشخصات بورد شما نمایش داده شده است. شامل نام بورد، تیمی که بورد روی ان ایجاد شده و وضعیت قابل مشاهده بودن بورد.
آموزش Trello

 

در سمت راست صفحه Menu قرار دارد که در ادامه هر یک از منو ها توضیح داده می شود.
با کلیک روی نام ادمین بورد، در اینجا باکس F، می توانید مشخصات کاربری،سطح دسترسی و فعالیت های اعضای بورد را مشاهده کنید.
آموزش Trello

Add Memder : اضافه کردن عضو
Change Background : تغییر پس زمینه بورد
Filter Cards : امکان جستجو در کارت‌ های بورد با فیلترهای مختلف
با کلیک روی گزینه More، لیستی از امکانات مدیریتی دیگر نمایش داده می شود.
آموزش Trello

Settings : امکان تغییر تیم و سطح دسترسی ها
Labels : در این بخش برچسب‌ های رنگی وجود دارند که می‌توان در هنگام تعریف کارت، آن‌ ها را به کارت ‌ها پیوست کرده و بدین صورت به کارت درجه اولویت داد.
Archive Items : مشاهده و جستجو در میان آیتم‌ های آرشیو شده
Email-to-board-Setting : امکان مدیریت کارت ها از طریق آدرس ایمیلی که در اینجا درج می شود. جهت حفظ امنیت بورد خود از انتشار این آدرس ایمیل خودداری کنید.
Subscribe : اعلام کلیه تغییرات کارت‌ ها و لیست ‌های بورد از طریق ایمیلی که ثبت نمودید.
Copy Board : امکان کپی بورد با کارت‌ ها و یا بدون آن ‌ها
Print and Export : چاپ و یا گرفتن خروجی از بورد در قالب JSON
Close Board : می توانید پس از اتمام پروژه بورد ببندید. توجه داشته باشید که پس از بستن بورد، امکان باز کردن مجدد آن وجود دارد.
Link to this board : اشتراک گذاری بورد از طریق لینک درج شده در کادر

 

ایجاد و مدیریت List :
برای ایجاد لیست در ترلو، می توانید از دو روش استفاده کنید. از طریق باکس Add a list… در قسمت سمت چپ صفحه
آموزش Trello

 

و یا Double-click کردن روی صفحه، در باکس باز شده یک نام برای لیست انتخاب و گزینه Add رابزنید.
آموزش Trello

 

به عنوان مثال: لیستی با نام کارهای روزانه برای کارهایی که اعضا باید امروز انجام دهند.
حال نویت ایجاد کارت ها است. همان طور که قبلا گفته شد، این کارت ها تعریف وظایف هر شخص هستند. برای ایجاد روی لینک Add a card کلیک کنید.
آموزش Trello

 

یک نام برای هر کارت انتخاب کنید و روی گزینه Add کلیک کنید. به عنوان مثال: نام اعضای پروژه
آموزش Trello

 

در کنار اسم لیست علامت سه نقطه (…) قرار دارد که با کلیک روی آن، لیستی از اعمالی که می توانید روی این لیست و کارت های داخل آن انجام دهید، نمایش داده می شود.
آموزش Trello

 

پس از ایجاد کارت، نیاز است تا اطلاعات کارت را تکمیل کنید. برای این منظور روی کارت کلیک نموده تا پنجره تنظیمات آن باز شود.
آموزش Trello

 

قسمت Add دارای چند زیر فهرست است:
Members : تعریف اعضا برای وظایفی که باید به صورت مشترک توسط چند نفر انجام شوند.
Labels : تعریف برچسب برای این کارت جهت مشخص کردن اولویت بندی
Checklist : تعریف یک چک لیست برای مدیریت وظایف تعریف شده این کارت.
به عنوان مثال: روی کارتی که با اسم اعضا درست کردیم کلیک و در پنجره باز شده روی Checklist کلیک می کنیم. یک عنوان مناسب برای آن انتخاب می کنیم. مثلا تاریخ روز و روی دکمه Add کلیک می کنیم.
آموزش Trello

 

در چک لیست ایجاد شده، وظایف را به صورت جزئی نوشته و Add می کنیم.
آموزش Trello

 

حال این امکان وجود دارد که پس از تکمیل هر کار، آن را تیک زده و به سراغ کار بعد رفت. این گونه درصد کار انجام شده نیز مشخص می گردد.
آموزش Trello

 

Due Date : تعریف تاریخ سر رسید وظایف تعریف شده در کارت
Attachment : پیوست فایل مورد نظر به کارت

قسمت Action نیز دارای چند زیر فهرست است:
Move : انتقال کارت بین لیست ها و بورد ها
Copy : کپی کردن کارت. با حفظ پیوست ‌ها و برچسب‌ ها و یا بدون آن‌ ها
Subscribe : اطلاع از تغییرات در کارت ها از طریق ارسال ایمیل
Archive : آرشیو کردن کارت ها. برای خارج کردن کارت از حالت آرشیو بر روی دکمه send to board کلیک کنید. با کلیک روی دکمه Delete، کارت پاک شده و قابل برگشت نخواهد بود.
آموزش Trello

 

از قسمت Add Comment می توان برای گذاشتن پیام استفاده کرد. بدین صورت که پس از گذاشتن @، آی دی فرد مورد نظر خود را تایپ می کنیم. معمولا با تایپ چند حرف اول اسم نمایش داده می شود. آن را انتخاب کرده و پس از نوشتن پیام Save را می زنیم.
آموزش Trello

 
با این که ترلو بیشتر برای مدیریت کار های گروهی ساخته شده اما می توان از آن برای سازمان دهی به کار های شخصی نیز بهره برد.